Tietosuojaseloste – Suomen Uusi Partioliike ry – jäsenrekisteri
Päivitetty: 8.3.2026
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Suomen Uusi Partioliike ry (jäljempänä myös ”yhdistys” ja ”organisaatio”) käsittelee henkilötietoja yhdistyksen jäsenrekisterissä, tapahtumailmoittautumisissa, jäsenviestinnässä sekä yhdistyksen toimintaan liittyvässä viestinnässä ja dokumentoinnissa.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Euroopan unionin GDPR-asetusta sekä Suomen tietosuojalainsäädäntöä.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Uusi Partioliike ry
Junakatu 9
20100 Turku
Suomi
Sähköposti: tietosuoja@partioliike.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sampo Syrjämäki
Suomen Uusi Partioliike ry
Sähköposti: sampo.syrjamaki@partioliike.fi
3. Rekisterien nimet
Suomen Uusi Partioliike ry käsittelee henkilötietoja seuraavissa rekistereissä:
- jäsenrekisteri
- tapahtumailmoittautumisten rekisteri
- kannattajajäsen- ja maksutietorekisteri
- kuva- ja mediapankki
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu GDPR-asetuksen mukaisesti seuraaviin oikeusperusteisiin:
- sopimus (jäsenyys yhdistyksessä tai tapahtumaan osallistuminen)
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhdistyksen toiminnan järjestäminen)
- rekisteröidyn suostumus (esimerkiksi kuvauslupa tai uutiskirjeet)
- lakisääteinen velvoite (kirjanpito ja maksutiedot)
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- jäsenyyden hallinnointi
- jäsenviestintä ja tiedottaminen
- tapahtumien järjestäminen
- osallistujien turvallisuuden varmistaminen
- maksujen käsittely ja kirjanpito
- yhdistyksen toiminnan dokumentointi ja viestintä
- toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
Jäsenten perustiedot
- nimi
- syntymävuosi tai syntymäaika
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osoite
Jäsenyyteen liittyvät tiedot
- jäsenyyden alkamisajankohta
- jäsenstatus
- osallistuminen yhdistyksen toimintaan
- jäsenmaksutiedot
- jäsenen jäsenyydet muissa organisaatioissa (vain jos jäsen itse ilmoittaa ne vapaaehtoisesti)
Tapahtumiin liittyvät tiedot
- ilmoittautumistiedot
- tapahtumaan osallistuminen
- mahdolliset erityisruokavaliot tai terveystiedot (vain jos osallistuja ilmoittaa ne vapaaehtoisesti)
Kannattajajäsenet
- nimi
- sähköpostiosoite
- maksutiedot
- maksun ajankohta
Huoltajien tiedot (alaikäiset)
Jos jäsen on alaikäinen, voidaan tallentaa myös:
- huoltajan nimi
- huoltajan yhteystiedot
- huoltajan suostumukset
Hallinnon henkilötietojen käsittely
Yhdistyksen hallituksen jäsenten ja muiden vastuuhenkilöiden henkilötietoja voidaan käsitellä yhdistyksen hallinnon ja viranomaisasioinnin yhteydessä.
Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi:
- nimi
- yhteystiedot
- syntymäaika
- henkilötunnus
Henkilötunnusta käsitellään vain silloin, kun se on välttämätöntä henkilön yksilöimiseksi viranomais- tai pankkiasioinnissa.
Tietoja voidaan luovuttaa tällaisissa tilanteissa esimerkiksi:
- Patentti- ja rekisterihallitukselle
- pankille tai maksupalveluntarjoajalle
Henkilötunnuksia käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen, eikä niitä säilytetä pidempään kuin on tarpeellista.
Viestintä- ja suostumustiedot
- uutiskirjetilaukset
- kuvausluvat
- viestintäasetukset
Jäsenrekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään:
- jäseneksi liittymisen yhteydessä
- tapahtumailmoittautumisten yhteydessä
- kannattajajäsenmaksujen yhteydessä
- rekisteröidyltä itseltään
- alaikäisten osalta huoltajalta
7. Henkilötietojen käsittelijät ja käytettävät palvelut
Suomen Uusi Partioliike ry käyttää toiminnassaan seuraavia digitaalisia palveluja:
Jäsenviestintä ja CRM
- Brevo
Tapahtumailmoittautumiset
- Tally
Tapahtumailmoittautumisen tiedot siirtyvät automaattisesti tapahtuman projektiryhmän käyttöön rajattuun työtilaan:
- Google Workspace
Maksujen käsittely
Tapahtuma- ja kannattajajäsenmaksut käsitellään palvelussa:
- Stripe
Maksu voidaan suorittaa:
- Tally-lomakkeeseen integroidulla maksutoiminnolla
- Stripen maksusivulla
Kannattajajäsenyys
Kannattajajäsenmaksun suorittamisen jälkeen:
- maksutiedot tallentuvat Stripeen
- tiedot siirtyvät automaattisesti Brevo CRM -järjestelmään
Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Käytettävät palveluntarjoajat voivat siirtää tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tällöin varmistetaan, että siirrot tapahtuvat tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien vakiosopimuslausekkeiden perusteella.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen.
Arvioidut säilytysajat:
- jäsenrekisteri: jäsenyyden ajan
- tapahtumatiedot: enintään 2 vuotta
- maksutiedot: kirjanpitolain edellyttämä aika (6 vuotta)
Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä.
10. Rekisterin suojaus
Henkilötietojen suojaamiseksi käytetään teknisiä ja organisaation toimintatapoihin liittyviä toimenpiteitä:
- käyttöoikeudet rajataan vain tehtävän kannalta tarpeellisille henkilöille
- järjestelmät suojataan käyttäjätunnuksilla ja vahvoilla salasanoilla
- tietoliikenne on suojattu
- mahdolliset paperiaineistot säilytetään lukituissa tiloissa
11. Kuvaus- ja mediankäyttölupa
Yhdistyksen tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja videoita.
Materiaalia voidaan käyttää:
- yhdistyksen verkkosivuilla
- sosiaalisessa mediassa
- viestintä- ja markkinointimateriaaleissa
- toiminnan dokumentoinnissa
Kuvien ja videoiden käyttö perustuu osallistujan antamaan suostumukseen.
Alaikäisten osalta suostumuksen antaa huoltaja.
Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
12. Alaikäisten jäsenten huoltajien tietojen käsittely
Jos jäsen on alaikäinen, yhdistys voi käsitellä huoltajan henkilötietoja näiden nimenomaisella suostumuksella.
Tietoja käytetään:
- yhteydenpitoon
- turvallisuuden varmistamiseen tapahtumissa
- alaikäisen jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamiseen
Huoltajan tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
- oikeus pyytää tietojen oikaisua
- oikeus pyytää tietojen poistamista
- oikeus rajoittaa käsittelyä
- oikeus vastustaa käsittelyä
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- oikeus peruuttaa antamansa suostumus
Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle kirjallisesti.
14. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Suomen Uusi Partioliike ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön tai toiminnan muuttuessa.